Rechnungen in Lexoffice
Lexoffice ist einer von zwei Wegen. Unter Erweiterte Einstellungen → Rechnungen entscheidest du einmal, wer die Rechnungen deines Studios ausstellt – PaintSlots selbst oder Lexoffice. Die Wahl gilt für Gutscheinverkäufe und Buchungen; beides gleichzeitig geht bewusst nicht.
Wenn ein Gast online vorab bezahlt, kann PaintSlots dir dazu automatisch eine Rechnung in deinem Lexoffice anlegen – wahlweise als Entwurf zum Prüfen oder direkt festgeschrieben. Kein Abtippen mehr. (Im Professional-Paket. Einrichtung nur für Inhaber:innen.)
Die Rechnung entsteht aus der No-Show-Absicherung (Online-Zahlung per PayPal). Ohne Vorkasse gibt es nichts zu berechnen – deshalb erscheint die Rechnungs-Option erst, wenn bei einer Session die Absicherung an ist.
1. Lexoffice einmalig verbinden
Öffne Verwaltung → Erweiterte Einstellungen und trag im Abschnitt Lexoffice ein:
- Lexoffice API-Key – den holst du dir in Lexoffice unter Einstellungen → Öffentliche API / Schnittstellen und fügst ihn hier ein.
- Lexoffice-Anbindung aktiv – der Schalter, der die Anbindung scharf schaltet.
- Dein Steuersatz – 19 %, 7 % oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Als Kleinunternehmer weisen wir 0 % aus und setzen den nötigen Hinweis auf die Rechnung. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Keine Gast-Anschrift nötig. Beim Buchen fragen wir bewusst keine Adresse ab. Bis 250 € ist das als Kleinbetragsrechnung zulässig. Braucht ein Gast ausnahmsweise eine Rechnung mit Anschrift (über 250 €), ergänzt du die Adresse einfach im Lexoffice-Entwurf.
2. Rechnung pro Session einschalten
Erst wenn die Anbindung aktiv ist und bei einer Session die No-Show-Absicherung an ist, erscheint beim Bearbeiten der Session-Art auf der Registerkarte „Preis & Bezahlung" der Bereich „Rechnung (Lexoffice)":
- „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" – der Schalter pro Session.
- Entwurf oder Versand:
- Nur Entwurf anlegen (empfohlen) – die Rechnung landet als Entwurf in Lexoffice; du prüfst sie und schickst sie selbst raus.
- Rechnung festschreiben und versenden – die Rechnung wird sofort final erzeugt.
Nur bei voller Vorkasse einschalten. Rechne nur dann automatisch ab, wenn der Preis der Session der volle Betrag ist. Dient deine Vorkasse nur als Absicherung gegen Nichterscheinen (z. B. 10 € Anzahlung bei einem 35-€-Kurs), lass die Rechnung aus – die Schlussrechnung über den Restbetrag machst du dann selbst.
„Festschreiben" ist unumkehrbar. Eine festgeschriebene Rechnung bekommt eine feste Rechnungsnummer und lässt sich nicht mehr ändern. Im Zweifel starte mit Entwurf – so behältst du die Kontrolle, bis alles passt.
3. Nachsehen, ob es geklappt hat
In der Buchungsliste (Buchungen) gibt es die Spalte „Rechnung". Dort steht je Buchung, was in Lexoffice passiert ist:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Eine Rechnungsnummer | Die Rechnung ist in Lexoffice festgeschrieben. |
| Entwurf | Der Entwurf liegt in Lexoffice und hat noch keine Nummer. |
| in Arbeit | Wird gerade erzeugt – gleich nochmal schauen. |
| Fehler (rot) | Es hat nicht geklappt. Fahr mit der Maus darüber, dann steht dort der Grund. |
| — | Für diese Buchung ist keine Rechnung vorgesehen. |
Brauchst du die Spalte nicht, kannst du sie über das Spalten-Menü der Liste ausblenden.
Steht dort „Fehler", gibt es in der Zeile den Knopf „Rechnung erneut". Typischer Fall: Dein Lexoffice-API-Key ist abgelaufen oder Lexoffice war kurz nicht erreichbar. Key erneuern, dann auf „Rechnung erneut" – der Entwurf wird neu angestoßen. Eine bereits vorhandene Rechnung wird dabei nie doppelt angelegt.
Du siehst den Knopf nicht? Dann ist entweder schon eine Rechnung da (dann gibt es nichts zu wiederholen) – oder eine Voraussetzung fehlt: PayPal und Lexoffice müssen im Studio hinterlegt sein, die Buchung muss bezahlt sein mit einem Betrag über 0 €, und bei der Session müssen Rechnung und No-Show-Absicherung an sein. Bei einer Walk-in-Buchung über 0 € erscheint er deshalb nicht.
Häufige Fragen
Was passiert genau beim Bezahlen?
Sobald die PayPal-Zahlung des Gastes bestätigt ist, legt PaintSlots im Hintergrund die Rechnung in deinem Lexoffice an – als Entwurf oder final, je nach deiner Einstellung.
Bekomme ich Rechnungen ohne Lexoffice?
Nein – aber du brauchst es auch nicht. Seit dem 2. August 2026 wählst du unter Erweiterte Einstellungen → Rechnungen einmal aus, wer deine Rechnungen macht: PaintSlots selbst oder Lexoffice. Beide Wege decken Gutscheinverkäufe und Buchungen ab. Ohne Lexoffice nimmst du einfach den eigenen Weg.
Wird bei Storno automatisch storniert?
Nein. Wie bei PayPal-Rückzahlungen übernimmst du eine Stornorechnung/Gutschrift bei Bedarf selbst in Lexoffice.
Ich habe eine Rechnung in Lexoffice gelöscht – merkt PaintSlots das?
Nein. Die Spalte „Rechnung" zeigt nur, was PaintSlots angelegt hat. Was du danach in Lexoffice damit machst, bleibt dort.
Geht das im Studio-/Starter-Paket?
Nein, die Lexoffice-Rechnungen sind ein Professional-Feature.