Gutscheine & Zahlung

No-Show-Absicherung (Online-Zahlung)

Lass Gäste pro Session vorab per PayPal bezahlen – das senkt No-Shows spürbar. (Professional-Paket)

Die Idee

Bei manchen Terminen lohnt sich eine Vorkasse: Wer vorab bezahlt, kommt zuverlässiger. Du legst pro Session-Art einen Preis je Person fest und schaltest die No-Show-Absicherung ein. Dann muss der Gast beim Buchen sofort per PayPal bezahlen – erst danach ist sein Platz verbindlich reserviert.

Voraussetzung: PayPal einrichten

Hinterlege einmalig dein PayPal unter Erweiterte Einstellungen → PayPal (dort steht Schritt für Schritt, wie du Client ID und Secret bekommst). Es gilt zugleich für Gutscheine.

Pro Session aktivieren

Öffne eine Session-Art → Abschnitt „Preis & Bezahlung".
Preis pro Person – z. B. 15 €. Wird mit der Personenzahl multipliziert (3 Personen = 45 €).
Bezeichnung – z. B. „Malpauschale" (erscheint beim Gast).
No-Show-Absicherung – Schalter an = Vorkasse per PayPal Pflicht.

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Setzt du nur einen Preis ohne die Absicherung, wird der Preis lediglich angezeigt (vor Ort zahlbar) – es wird keine Online-Zahlung verlangt.

Was der Gast erlebt

Auf der Terminseite steht der Preis und „Vorkasse per PayPal bei der Buchung".
Nach dem Ausfüllen des Buchungsformulars geht es zu PayPal.
Nach erfolgreicher Zahlung ist die Buchung bestätigt und die Bestätigungs-Mail kommt.
Bricht der Gast die Zahlung ab oder zahlt nicht, wird der nur vorgemerkte Platz automatisch wieder frei.

Wenn eine Zahlung stecken bleibt

Nicht jede Buchung, die keine Bestätigung bekommt, ist ein Abbruch. Das Handy hat kein Netz, der Gast schließt das PayPal-Fenster zu früh – bezahlt hat er trotzdem. Deshalb löscht PaintSlots eine unbezahlte Buchung nicht einfach, sondern fragt vorher bei PayPal nach, was wirklich passiert ist. Das geschieht 30 Minuten nach der Buchung.

Was PayPal sagt	Was PaintSlots tut
Der Gast hat bezahlt	Die Buchung wird nachträglich bestätigt, der Gast bekommt seine Bestätigungs-Mail.
Der Gast hat freigegeben, das Geld ist noch nicht eingezogen	Der Betrag wird eingezogen, danach bestätigt.
Es gab nie eine Zahlung	Die Buchung wird entfernt, der Platz ist wieder frei.
PayPal antwortet gerade nicht	Es wird gewartet – bis zu 24 Stunden. Erst dann wird der Platz freigegeben.

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Der letzte Fall ist der wichtige: Lieber hält PaintSlots einen Platz eine Weile zu lange fest, als ihn jemandem wegzunehmen, der bezahlt hat. Du musst dafür nichts tun – das läuft von selbst.

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Eine nachträglich bestätigte Buchung sieht aus wie jede andere: Gast-Mail raus, Kopie in deinen Studio-Posteingang, ganz normal in der Liste. Eine gesonderte Meldung „hier war ein zweiter Anlauf nötig" gibt es nicht.

Im Admin

In der Buchungsliste zeigt die Spalte „Bezahlt" den Betrag. Buchungen ohne Absicherung zeigen hier nichts.
Öffnest du eine Buchung, findest du unter „Zahlung" Status, Betrag und die PayPal-Vorgangs-/Order-ID (damit findest du die Zahlung in deinem PayPal-Konto wieder).
„Als bezahlt markieren" – für Bar-/Telefonbuchungen kannst du eine Buchung manuell als bezahlt kennzeichnen (es wird keine Online-Zahlung ausgelöst).

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Storno/Absage: PayPal-Rückzahlungen werden nicht automatisch ausgelöst. Möchtest du erstatten, machst du das direkt in deinem PayPal-Konto.

Best Practice

Nur wo sinnvoll: Vorkasse eignet sich für gefragte/aufwändige Formate; offene Sessions kannst du frei lassen.
Preis klar benennen: „Malpauschale" o. Ä. schafft Vertrauen.
Erst im Sandbox-Modus testen (siehe PayPal-Einrichtung), dann live schalten.

Häufige Fragen

Geht das auch im Studio-/Starter-Paket?

Nein, die No-Show-Absicherung ist ein Professional-Feature.

Was, wenn der Gast nicht bezahlt?

Der Platz ist nur vorgemerkt. 30 Minuten später fragt PaintSlots bei PayPal nach – wurde nicht gezahlt, wird der Platz wieder frei und es entsteht keine bestätigte Buchung.

Ein Gast sagt, er habe bezahlt, aber ich sehe keine Buchung.

Das konnte bis zum 31. Juli 2026 passieren, wenn der Rücksprung von PayPal abbrach. Seitdem wird in genau diesem Fall nachträglich bestätigt statt gelöscht. Bei einem älteren Fall: In deinem PayPal-Konto nachsehen, die Buchung von Hand anlegen und „Als bezahlt markieren".

Eine Buchung steht seit Stunden auf „wartet auf Zahlung".

Dann liefert PayPal gerade keinen Status. PaintSlots wartet bewusst bis zu 24 Stunden, statt zu raten – danach wird automatisch aufgeräumt.

Wohin geht das Geld?

Direkt auf dein PayPal-Konto.

Wo finde ich die Zahlung?

In der Buchung unter „Zahlung" steht die PayPal-Order-ID; damit findest du den Vorgang in PayPal unter Aktivitäten → Suche.

Pro Person oder pauschal?

Unter Preis & Bezahlung legst du fest, wie der Preis gerechnet wird:

pro Person (Standard) – der Betrag wird mit der Personenzahl multipliziert.
pauschal für die ganze Buchung – einmal fällig, egal wie viele Personen kommen. Typisch für Kindergeburtstage und private Termine.

Die Einstellung wirkt auf die Vorkasse, auf die Anzeige beim Gast („12,00 € pro Person" bzw. „120,00 € für den ganzen Termin") und auf die Lexoffice-Rechnung.

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An bestehenden Sessions ändert sich nichts. Alle rechnen weiterhin pro Person, bis du den Schalter aktiv umlegst.

Rechnungen — wer sie ausstellt

Du entscheidest einmal, wer die Rechnungen deines Studios macht. Die Wahl gilt für beides – Gutscheinverkäufe und Buchungen mit Vorkasse.

Wahl	Was passiert
Gar keine Rechnungen	So ist es voreingestellt. Es entsteht kein Beleg.
PaintSlots stellt selbst aus	Eigene fortlaufende Nummer (`RE-0001`), eigenes PDF, automatischer Versand per E-Mail. Kein Lexoffice nötig.
Lexoffice erstellt die Rechnungen	Die Rechnung entsteht in deinem Lexoffice-Konto – dort liegen Nummernkreis und PDF. Braucht Professional und einen API-Key.

Einstellen unter Verwaltung → Erweiterte Einstellungen → Rechnungen. Kürzerer Weg: In Buchungen → Gutscheine steht oben der Knopf „Rechnungseinstellungen" (bzw. „Rechnungen einschalten", solange du noch nichts gewählt hast).

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Warum entweder/oder? Zwei parallel laufende Rechnungsnummern wären buchhalterisch ein Problem. Bis zum 02.08.2026 gab es zwei getrennte Schalter – Lexoffice konnte nur Buchungen, der eigene Weg nur Gutscheine. Je nach Einrichtung bekam ein Studio also für die eine oder die andere Hälfte seiner Umsätze nie einen Beleg. Genau das ist jetzt behoben. Eine doppelte Rechnung kann es nicht geben.

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Gutscheine und Buchungen teilen eine Nummernfolge. Beim eigenen Weg ist RE-0001 vielleicht ein Gutschein und RE-0002 eine Buchung. Der Zähler läuft jahresübergreifend weiter, kein Neustart am 1. Januar.

Wann überhaupt eine Rechnung entsteht

Gutschein: bei jedem bezahlten Verkauf, sobald ein Weg gewählt ist.
Buchung: nur bei Sessions, an denen du „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" eingeschaltet hast (Session bearbeiten → Rechnung). Der Schalter ist nötig, weil dein Preis je nach Studio den vollen Betrag oder nur eine Absicherung gegen Nichterscheinen meint – im zweiten Fall wäre eine Rechnung über den Teilbetrag falsch.

Wenn PaintSlots selbst ausstellt

Du brauchst mindestens Steuernummer oder USt-IdNr. und eine Anschrift (eigene Rechnungsanschrift oder deine Studio-Adresse). Fehlt etwas davon, springt die Wahl beim Speichern auf „gar keine Rechnungen" zurück – lieber kein Beleg als ein formal falscher.

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Sobald du Rechnungen erstellst, werden deine Gäste nach ihrer Anschrift gefragt – im Gutschein-Shop und im Buchungsformular werden Straße, PLZ und Ort zur Pflicht. Das gilt für beide Wege. Beim Buchen erscheinen die Felder nur bei Sessions, die wirklich eine Rechnung erzeugen.

Warum auch bei Lexoffice, wo bis 250 € eine Kleinbetragsrechnung genügt? Weil du darüber sonst daran denken müsstest, die Adresse im Entwurf zu ergänzen. Einmal fragen ist verlässlicher – so ist dein Entwurf immer vollständig.

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Firmenrechnung: Unter der Anschrift können deine Gäste „Rechnung an eine Firma" anhaken – dann wird der Firmenname zur Pflicht und die USt-IdNr. der Firma kann optional mit angegeben werden. Beides erscheint auf der Rechnung (die Firma über dem Namen). Beim Lexoffice-Weg wird die Firma der Empfängername im Entwurf, die USt-IdNr. steht in der Bemerkung. Im Admin-Buchungsformular sind „Firma" und „USt-IdNr." einfach optionale Felder.

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Kein Knopf „Rechnung erstellen" am Gutschein? Dann ist „gar keine Rechnungen" gewählt – oder Lexoffice ohne hinterlegten API-Key. Zweite häufige Ursache: Du hast den eigenen Weg gewählt, aber Steuernummer/USt-IdNr. oder Anschrift fehlten – dann schaltet PaintSlots beim Speichern zurück und sagt es dir in einer Meldung. Dritte Möglichkeit: Für diesen Gutschein gibt es bereits eine Rechnung.

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Bar verkaufte Gutscheine bekommen nicht automatisch eine Rechnung – es gab ja keinen Online-Kauf. In Buchungen → Gutscheine holst du das über das Drei-Punkte-Menü mit „Rechnung erstellen" nach. Das geht auf beiden Wegen: eigener Weg = fertiges PDF, Lexoffice = Entwurf in Lexoffice.

Wenn Lexoffice ausstellt

Nummernkreis und PDF liegen bei Lexoffice; PaintSlots merkt sich nur, welcher Vorgang übertragen wurde. Deshalb gibt es hier kein Herunterladen und kein erneutes Senden aus PaintSlots heraus – beides machst du in Lexoffice.

Buchungen: Entwurf (empfohlen) oder festgeschrieben, einstellbar je Session. Festschreiben ist endgültig.
Gutscheine: gehen immer als Entwurf nach Lexoffice. Ein Gutscheinverkauf ist ein abgeschlossener Vorgang; es gibt keine Session, an der etwas anderes stehen könnte.
Anschrift wird beim Kauf/Buchen abgefragt und wandert in den Entwurf – du musst sie dort nicht nachtragen.

⚠️

Mehrzweckgutschein gibt es über Lexoffice nicht. Deine Gutscheine werden dort mit deinem normalen Steuersatz abgerechnet. Schaltest du mit dieser Einstellung auf Lexoffice um, bekommst du eine Warnung – der Wechsel ist erlaubt, aber keine Kleinigkeit. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.

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Ohne API-Key entsteht keine einzige Rechnung – weder für Buchungen noch für Gutscheine. Die Einstellungsseite weist ausdrücklich darauf hin, wenn Lexoffice gewählt, aber kein Zugang hinterlegt ist.

Was auf der Rechnung steht

Beim eigenen Weg erstellt PaintSlots nach der bezahlten Bestellung bzw. Buchung automatisch eine Rechnung als PDF und schickt sie per E-Mail. Darauf stehen: dein Studio mit Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., die Anschrift des Käufers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Kaufdatum, die Zahlungsart (PayPal oder vor Ort) sowie – je nach steuerlicher Behandlung – entweder eine Steuerzeile oder ein Hinweistext.

Steuerliche Behandlung

Die steuerliche Behandlung stellst du getrennt ein – einmal für Gutscheine, einmal für Buchungen mit Vorkasse. PaintSlots trifft hier keine Entscheidung für dich – im Zweifel die Steuerberatung fragen.

Einstellung	In Alltagssprache
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Schalter)	Gilt für dein ganzes Studio: Auf keiner Rechnung wird Umsatzsteuer ausgewiesen, stattdessen steht der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis darauf. Ist der Schalter an, entfallen die beiden Auswahlfelder darunter.
Gutscheine: Mehrzweckgutschein (Vorgabe)	Beim Verkauf des Gutscheins selbst fällt noch keine Umsatzsteuer an – der Gutschein kann später gegen unterschiedlich besteuerte Leistungen eingelöst werden. Auf der Rechnung steht deshalb ein erklärender Hinweistext statt einer Steuerzeile.
Gutscheine: 19 % / 7 %	Der reguläre bzw. ermäßigte Steuersatz wird auf der Gutschein-Rechnung ausgewiesen.
Buchungen (Vorkasse): 19 % / 7 %	Vorkasse ist eine Anzahlung auf deinen Termin – hier fällt (außer als Kleinunternehmer) immer Umsatzsteuer an. „Mehrzweck" gibt es bei Buchungen deshalb nicht.

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Mehrzweckgutscheine und steuerpflichtige Vorkasse zugleich? Geht – genau dafür sind die Einstellungen getrennt. Deine Gutscheine bleiben Mehrzweckgutscheine, deine Buchungsrechnungen weisen trotzdem 19 % (oder 7 %) aus.

Kopie ans Studio & Briefpapier

Kopie jeder Rechnung an – trag hier z. B. die Adresse deiner Buchhaltung ein, dann bekommt sie automatisch eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung.
Briefpapier als Bild (optional) – lade dein Firmenbriefpapier als Bild hoch, dann erscheint die Rechnung darauf statt auf weißem Grund. Mit „Freiraum oben/unten" passt du sie an einen vorgedruckten Briefkopf an; der Freiraum gilt auf allen Seiten, nicht nur der ersten.
Welches Format? DIN A4 hochkant und randlos – das Bild wird auf die ganze Seite gelegt (210 × 297 mm). Empfohlen: 1240 × 1754 Pixel (150 dpi) oder 2480 × 3508 Pixel (300 dpi, schärfer im Druck), als PNG oder JPG, höchstens 4 MB. Ein anderes Seitenverhältnis wird auf die Seite gezerrt.
Absenderzeile über der Anschrift zeigen (Schalter, standardmäßig an) – setzt dein Logo und „Studioname · Anschrift" über die Empfängeradresse. Enthält dein Briefpapier den Absender schon, schalte das ab – sonst steht er zweimal auf dem Blatt. Der Schalter nimmt Logo und Zeile gemeinsam weg; das Briefpapier selbst bleibt.
Rechnungsnummer-Präfix – Vorgabe RE- → Nummern wie RE-0001. Bewusst nicht GS- (das steht für die Gutscheinnummer selbst) – sonst sähen Rechnungsnummer und Gutscheinnummer zum Verwechseln ähnlich aus. Die Zählung läuft fortlaufend über Jahre hinweg weiter, ohne Neustart am 1. Januar.

In der Gutschein-Liste

Sobald eine Rechnung entstanden ist, siehst du in der Gutschein-Liste ihre Nummer und kannst sie herunterladen (immer die tatsächlich versendete PDF, nie neu erzeugt) oder erneut senden (ohne neue Rechnungsnummer). Für einen bar verkauften Gutschein ohne Rechnung – oder falls die automatische Ausstellung einmal nicht geklappt hat – gibt es zusätzlich den Knopf „Rechnung erstellen".

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Korrekturen und Stornos macht ihr in eurer Buchhaltung — PaintSlots stellt Rechnungen aus, nimmt sie aber nicht zurück. Eine Storno- oder Korrekturfunktion gibt es in PaintSlots nicht; muss eine Rechnung berichtigt werden, erledigst du das wie gewohnt selbst in deiner Buchhaltung.